Hvordan kommer man i gang med at lave LCC-analyser, og hvad skal man være særligt opmærksom på, lyder spørgsmålene ofte. Nedenfor er samlet en række gode råd baseret på erfaringer fra InnoBYG-projektet “LCC i hverdagen” og erfaringer fra tidligere aktiviteter. LCC-analyser kan laves på mange forskellige tidspunkter i en byggesag, med meget forskellige detaljeringsgrad og med fokus på forskellige skalatrin (fx hele bygningen kontra en konkret bygningsdel). Metodikken er den samme uanset hvor eller hvornår, analysen skal udføres, men vil selvfølgelig kræve forskellig indsats afhængig af, hvor langt man er i byggesagen. LCC kan med fordel udføres parallelt med de første økonomiske overslag. På denne måde kan økonomiberegningen formateres tilsvarende, og det bliver nemmere at relatere data til en digital bygningsmodel (BIM). Frem for at tænke i de sædvanlige faser i henhold til fasemodellen, kan du i stedet med fordel tænke på en LCC-analyse som en cirkulær proces, der gennemføres én eller flere gange i løbet af projektet afhængigt af behovet for en stigende detaljering i lighed med Demings model for Plan-Do-Check-Act (PDCA). Nedenfor kan du finde en række gode råd til, hvordan en LCC-analyse kan gennemføres på en hensigtsmæssig måde. Du kan også med fordel lade dig inspirere af de mange eksempler i eksempelsamlingen på brug af LCC på forskellige tidspunkter i forløbet og med forskellig detaljeringsgrad. Det bør bemærkes, at rådene ikke kan stå alene, men bør forfølges i sin helhed, hvis ambitionen om at sikre driftsoptimalt byggeri skal realiseres uden at føre til uheldige konsekvenser i form af øgede byggeudgifter uden tilsvarende driftsbesparelser. Hvert råd er beskrevet mere detaljeret længere nede: Definér formålet med analysen Fastlæg rammerne for analysen Fastlæg budget, som dækker både anlæg og drift Vægtning af LCC i forhold til andre kriterier Vælg metode og værktøj tidligt Fastlæg beregningsforudsætninger Beskriv alternativer, men begræns antallet Sammenlign den samme funktion Begræns beregninger til de vigtigste omkostninger Genbrug data mest muligt Vurdér brugsscenarier kritisk Usikre data er en præmis, men ingen hindring Vurdér resultater med varsomhed Synlighed og dokumentation, men ingen mirakelkur Vær vedholdende og følg op følgende Arbejd strategisk med LCC i virksomheden Figurerne nedenfor giver et indtryk af, hvor hvert råd især – men ikke udelukkende – finder anvendelse i forhold til Demings model for Plan-Do-Check-Act (PDCA). PLAN – planlæg LCC-analyser Det første skridt i en LCC-analyse er at planlægge den, dvs. at definere formålet og rammerne for analysen, at fastlægge et samlet totaløkonomisk budget som sigtelinje for arbejdet og tydeliggøre vægtning og prioritering af LCC i forhold til andre kriterier i beslutningsprocessen. 1. Definér formålet med analysen En LCC-analyse kan have meget forskellige formål fx at være obligatorisk for visse typer af bygherrer som almene og offentlige bygherrer, levere dokumentation for certificering efter DGNB-ordningen eller fungere som oplæg til beslutningsprocessen sammen med andre beslutningskriterier fx miljøvurderinger (LCA). Det kan have afgørende indflydelse på, hvordan resultaterne af en LCC-analyse bliver anvendt eller ikke anvendt aktivt i processen. Råd nr. 1: Fastlæg formålet med LCC-analysen, inden byggeprojektet går i gang. 2. Fastlæg rammerne for analysen Før du går i gang med at lave en totaløkonomisk analyse, skal du have fastlagt rammerne for og formålet med analysen, herunder de tidsmæssige og økonomiske rammer for arbejdet med at lave analyserne. Nogle udbud af byggeopgaver kræver totaløkonomiske vurderinger eller beregninger, men indhold og ambitionsniveau er ikke nærmere beskrevet. Det kan give usikkerhed hos fx rådgivere om, hvilke forventninger bygherren har til deres ydelser. Det er derfor en god ide at fastlægge hvor mange beregninger, der skal gennemføres og på hvilke tidspunkter i løbet af et projekt, og sørge for at skrive det ind i udbudsdokumenter og kontrakter, så alle ved hvad der forventes. Råd nr. 2: Afstem forventningerne til og rammerne for hvad der skal analyseres og i hvilket omfang, inden byggeprojektet går i gang. 3. Fastlæg budget, som dækker både anlæg og drift En væsentlig barriere mod at indtænke driften i forbindelse med nybyggeri eller renovering er et fastlåst loft for anlægsbudgettet eller en rigid adskillelse af anlægsbudget og driftsbudget. Resultatet vil ofte være, at driftsoptimale løsninger fravælges. En anden mulighed er at arbejde med et intelligent budgetloft for den samlede ”husleje”, som dækker både anlæg og drift. Det kræver dog, at bygherren aktivt tager stilling til både et anlægsbudget og et driftsbudget i starten af projektet. Både bygherrer og rådgivere er vant til at anvende fx Molio Prisdata til at fastlægge et planlægningsbudget for byggeriet, men prisdatabaserne kan faktisk også bruges til at fastlægge et driftsbudget. Råd nr. 3: Fastlæg et budget for den samlede huslejeomkostning – dvs. bygherren bør fastlægge både et anlægsbudget for anlægsomkostningerne og et driftsbudget for de løbende driftsomkostninger. 4. Vægtning af LCC i forhold til andre kriterier LCC kan ikke stå alene som beslutningskriterium, men indgår sammen med andre kriterier i beslutningsprocessen i en samlet afvejning. Det gælder i forhold til arkitektur, indeklima, miljø mv. Eksempelvis vil øgede luftmængder og større vinduespartier med deraf følgende forbedrede dagslysforhold kunne give bedre indeklima og komfort for brugerne, men uden at den økonomiske værdi bliver kvantificeret. Et forbedret indeklima har også en økonomisk værdi, som eventuelt kunne være medregnet i analysen, hvilket i mange tilfælde vil reducere tilbagebetalingstiden betydeligt. Det kan derfor være en fordel at fastlægge tidligt, hvordan LCC-analysen skal vægtes i forhold til andre væsentlige kriterier som fx indeklima og komfort for brugerne. Det kan fx ske i form af en scorings- eller prioriteringsmatrice, hvor de forskellige kriterier er vægtet i forhold til hinanden på forhånd baseret på eksempelvis principperne fra multikriterieanalyser (multi criteria decision analysis MCDA). Råd nr. 4: Fastlæg prioritering og vægtning af LCC i forhold til andre kriterier på et tidligt tidspunkt. DO – sådan laves LCC-analyser Det andet skridt i processen drejer sig om at tage stilling til, hvordan LCC-analyserne skal gennemføres. Det indebærer at vælge metoder og værktøjer, fastlægge centrale beregningsforudsætninger, fastlægge omfanget af beregninger og identificere datakilder. 5. Vælg metode og værktøj tidligt Der er flere forskellige metoder og værktøjer, som kan anvendes til at lave totaløkonomiske analyser. Metoderne omfatter fx nutidsværdiberegning (NPV), vurdering af afkast (Return on Investment – RoI), rentabilitetsberegning som det kendes fra Bygningsreglementet osv. Desuden findes der forskellige værktøjer som fx det branchefælles LCCbyg udgivet af SBi og Trafik- og Byggestyrelsen, Landsbyggefondens totaløkonomimodel for den almene sektor og diverse interne regneark udviklet fx af rådgivere. Du bør på et meget tidligt tidspunkt – og inden udbud af en byggeopgave – have taget stilling til hvilken metode og værktøj, som kan eller skal bruges til analysen. Hvis bygherren og dennes rådgiver frit overlader valget af metode og værktøj til de bydende i fx en projektkonkurrence eller totalentreprisekonkurrence, så vil resultatet med stor sandsynlighed være et usammenligneligt beslutningsgrundlag. Råd nr. 5: Drop metodefriheden – vælg metode og værktøj på et tidligt tidspunkt i processen og inden udbud af en konkurrence eller byggeopgave. 6. Fastlæg beregningsforudsætninger Det næste trin er at fastlægge de generelle beregningsforudsætninger. Fastlæggelsen af disse – især kalkulationsrenten – er altafgørende for resultaterne og dermed for hvilken løsning, der vil blive anbefalet som den totaløkonomisk set bedste løsning over en given beregningsperiode på fx 50 år. Valget af disse beregningsforudsætninger bør således ikke overlades til de enkelte bydende, men bør fastlægges af bygherren. Hvis du ikke har adgang til et bedre sæt af beregningsforudsætninger, så kan du med fordel anvende beregningsforudsætningerne, som de er fastlagt i LCCbyg. Beregningsforudsætningerne bør som minimum omfatte følgende: Beregningsperioden. Kalkulationsrente og prisstigningstakster. Levetider og genopretningsomkostninger. Driftsnøgletal, herunder vedligeholdsomkostninger. Råd nr. 6: Fastlæg beregningsforudsætninger – brug fx standardværdierne fra LCCbyg. 7. Beskriv alternativer, men begræns antallet Det næste trin i analysen er at beskrive de alternativer, som du gerne vil sammenligne. Byggeprocessen er en iterativ proces, hvor der kan sammenlignes alternativer på forskellige tidspunkter i byggeprocessen med en stigende grad af detaljering fx: Nybyggeri kontra renovering af eksisterende ejendom i de tidligste faser. Udformning af bygningskrop og valg af hovedbygningsdele i de tidlige designfaser. Detaljerede sammenligninger af konkrete bygningsdele under projektering. Besparelsesforslag under udbud og gennemførelse af byggeriet. Byggeri har per definition ikke én løsning, men ofte et meget stort antal mulige løsninger. Afhængigt af projektets fasemæssige organisering og detaljering kan man derfor ende med at skulle analysere et meget stort antal alternativer på forskellige tidspunkter igennem de respektive faser af et byggeprojekt. Det kan komme til at koste meget betydelige ressourcer, og beslutningstageren og dennes rådgivere bør derfor nøje overveje hvor mange alternativer, der skal analyseres og på hvilke stadier af projektet. Råd nr. 7: Beskriv alternativerne, men begræns antallet af alternativer, som du vil regne på. Typisk vil man nøjes med at sammenligne 2-4 alternativer i hver fase. 8. Sammenlign den samme funktion Næste trin er at tage stilling til hvilke typer af omkostninger, som du vil analysere og regne på. Det er her vigtigt, at analysen af alternativer tager udgangspunkt i ”den funktionelle enhed”, dvs. at to forskellige alternativer skal opfylde den samme funktion. En hyppig faldgrube er, at de to alternativer reelt ikke dækker den samme funktion, eller at der er mere eller mindre skjulte bindinger til andre dele af bygningen, som afføder ekstra omkostninger eller besparelser, der overses. Inden for byggeriet er der mange vekselvirkninger og systemafhængigheder, som ikke nødvendigvis er åbenlyse, når beslutninger skal træffes. For at kunne sammenligne forskellige systemer skal deres funktion være éns. For eksempel vil det som regel være for snævert alene at sammenligne tagdækningsmaterialer (fx tegl, stål, pap eller grønt tag), fordi et tungt tag kræver en stærkere tagkonstruktion for at kunne bære det tunge tag sammenlignet med et let tag. Råd nr. 8: Sørg for, at alternativerne reelt dækker den samme funktion, og at alle direkte afledede omkostninger og eventuelle besparelser er medtaget. 9. Begræns beregninger til de vigtigste omkostninger Næste trin er at tage stilling til hvilke typer af omkostninger, som du vil analysere og regne på. Det er nemt at drukne i beregninger, som kræver store datamængder. I nogle situationer kan man klare sig med enkle beregninger fx i form af den simple tilbagebetalingstid på en bygningsdel. Indsatsen bør koncentreres om beregninger af nogle få udgiftsposter, som enten betyder meget for dele af anskaffelsessummen eller for driftsudgifterne. Især kan udgifterne til energi spille en stor rolle for driftsudgifterne, ligesom levetiderne for bygningsdele er af stor betydning. Desuden spiller omkostninger til renhold en meget stor rolle – og som regel en større rolle end omkostninger til forsyning i nybyggeri. Endelig spiller driftsomkostninger til de tekniske installationer, især VVS, en meget betydelig rolle for de samlede driftsomkostninger. Råd nr. 9: Begræns omfanget af beregninger til de vigtigste omkostninger, som det er muligt at ændre på. Især omkostninger til renhold og energi er vigtige i driftsfasen. Det samme gælder for driftsomkostninger til og levetiden af de tekniske installationer. 10. Genbrug data mest muligt Det næste trin er at indhente data for de valgte alternativer. I lighed med helt sædvanlige kalkulationer af budgetter skal der indhentes mængder og enhedspriser. Mængderne kan hentes fra fx tegninger, BIM-model eller andet sædvanligt projektmateriale. Dernæst skal der indhentes enhedspriser for hver mængde. Disse kan på sædvanlig vis indhentes fx fra prisdatabaser, kalkulationsprogrammer som Be15, tilbudslister eller egne erfaringstal. Du kan lette arbejdet med den totaløkonomiske analyse, hvis du har lavet en fornuftig opmærkning i en BIM-model til udtræk af fx mængder og på forhånd nøje har overvejet, hvordan du vil opbygge din omkostningsstruktur i tilbudslister, så den i videst muligt omfang matcher eksempelvis levetidstabellen i SBi2013: 30. Især kan du med fordel overveje at knytte LCC-analysen sammen med en miljømæssig vurdering (LCA), så projektet kan optimeres ud fra to vigtige parametre indenfor bæredygtighed på en kvantificerbar måde. Råd nr. 10: Gør arbejdet med at indhente data så let som muligt ved fx at genbruge data fra andre værktøjer. CHECK – vurdér usikkerheden Det tredje skridt handler om at tjekke og vurdere pålideligheden af de gennemførte beregninger. Det kan bla. ske ved at vurdere de opstillede brugsscenarier kritisk, håndtere usikkerhed på systematisk vis og være forsigtig, når der drages konklusioner. 11. Vurdér brugsscenarier kritisk De driftsøkonomiske konsekvenser afhænger af den forventede brug af en bygning eller bygningsdel. Den forventede brug af bygninger og bygningsdele påvirker de driftsøkonomiske konsekvenser i forhold til fx energiforbrug, renhold og levetid. Det må for eksempel forventes, at behovet for renhold er større i nogle bygningstyper som skoler og daginstitutioner i forhold til boliger. Tilsvarende kan forskellige byggetekniske løsninger have forskellige brugsmæssige konsekvenser, som kunne slå igennem på driftsøkonomien for eksempel forsyning til et produktionskøkken. Det kan således være en god ide at opstille forskellige brugsscenarier og vurdere disses betydning for driftsøkonomien. Råd nr. 11: Opstil relevante brugsscenarier og vurdér kritisk hvilken betydning disse kan have for driftsøkonomien. I nogle situationer kan det være ønskeligt at være i stand at give et mere præcist bud på de driftsøkonomiske konsekvenser af forskelle i brugen af bygningen. Det er vigtigt at være opmærksom på, hvilke ændringer det er muligt reelt at kvantificere. I nogle tilfælde kan det være vanskeligt hvis ikke ligefrem umuligt at kvantificere forskellene i brugsmønstre og de afledte økonomiske effekter heraf, hvorfor det kan være nødvendigt at holde disse ens på tværs af de forskellige alternativer. I andre situationer kan det måske være nemmere at kvantificere forskellene i brugspåvirkninger eksempelvis på en skole i forhold til en bolig. Hvis det ønskes at gå mere i detaljer med disse forhold, så tilbyder den internationale standard ”ISO 15686 Service Life Planning” en metode til at vurdere levetider, som behandler syv faktorer jfr. nedenstående tabel. Der henvises i øvrigt til selve standarden for nærmere detaljer. Faktorer knyttet til den iboende kvalitet A Kvalitet af materiale/komponent Fremstilling, opbevaring, transport, materiale, overfladebehandling B Design af løsning Indbygning, konstruktiv beskyttelse C Arbejdets udførelse Kvalitet af arbejde på byggeplads, klimatiske forhold under udførelsen Faktorer knyttet til eksponering til omgivelserne D Indendørs forhold Aggressivitet af omgivelser, ventilation, kondensation E Udendørs forhold Højde af bygning, mikroklima, vejrforhold, forurening (trafik mv.) Faktorer knyttet til påvirkninger som følge af den aktuelle brug F Brugspåvirkninger Mekaniske påvirkninger, kategori af brugere, slid G Vedligeholdsniveau Kvalitet og frekvens af vedligehold, tilgængelighed 12. Usikre data er en præmis, men ingen hindring Pålidelige data er en nødvendig forudsætning for at kunne lave totaløkonomiske beregninger, men ofte er en række data ikke til stede. Usikre data er ofte en præmis for totaløkonomiske analyser, men det bør dog ikke få bygherren til helt at afstå fra at lave totaløkonomiske analyser. Derimod er det vigtigt at afveje hvilken usikkerhed, der påføres evalueringen med de forskellige forudsætninger. Bygherren eller dennes rådgivere kan forsøge at håndtere denne usikkerhed ved at: Give et kvalificeret skøn på de manglende data fx ved at bruge principperne om det tre-dobbelte skøn, som det kendes fra successiv kalkulation. Gennemføre en følsomhedsanalyse på nogle få udvalgte parametre fx renten eller levetiden for de vigtigste bygningsdele. Opbygge egne nøgletal fx ved at kræve driftsoplysninger fra leverandører mfl. Råd nr. 12: Usikre data er en præmis, men ingen hindring, for usikkerhed kan håndteres på systematisk vis fx via principperne om successiv kalkulation, følsomhedsanalyser og opbygning af egne nøgletal. 13. Vurdér resultater med varsomhed Det næste trin er at vurdere resultaterne og anbefale hvilket alternativ, der bør vælges. Det totaløkonomisk bedste valg svarer til den laveste samlede nutidsværdi over den valgte beregningsperiode. Anbefalingerne kan enten basere sig på en relativ sammenligning af forskellen mellem to eller flere alternativer, en sammenligning med konkrete målværdier (fx fastlagt tidligere i byggeprocessen), tærskelværdier som i fx DGNB-ordningen eller i forhold til et sæt af nøgletal. I nogle situationer vil det være forholdsvist enkelt at sammenligne alternativerne og udpege det bedste alternativ fx hvis der er stor forskel på alternativerne. I andre tilfælde er det noget vanskeligere fx fordi forskellen mellem alternativerne er relativ lille, usikkerheden på data er forholdsvis stor, eller der forekommer flere break-even punkter pga. forskelle i levetider og dermed hyppigere udskiftninger. Det er derfor tilrådeligt at udvise en passende ydmyghed og forsigtighed, når der skal drages konklusioner, uden dermed at forfalde til ikke at ville pege på en ”vinder”. Råd nr. 13: Udpegning af det bedste alternativ kræver ofte varsomhed, og det vil ofte være nyttigt med supplerende prosa for at forklare anbefalingen. ACT – før beslutninger ud i livet Det fjerde og sidste skridt handler om at føre beslutningerne ud i livet – i det aktuelle projekt og i kommende projekter i virksomheden. Frustrationer over manglende resultater og gennemslagskraft er forventelige , for LCC-analyser er ikke nogen mirakelkur, men vær vedholdende for det tager lang tid at skabe forandringer. 14. Synlighed og dokumentation, men ingen mirakelkur Afslutningsvis gælder det om at føre de gennemførte LCC-analyser ud i livet. I de tidligere beskrevne trin er dokumentation for beregningerne og begrundelser for valget mellem de undersøgte alternativer blevet udarbejdet. Totaløkonomiske analyser kan dokumentere og synliggøre langsigtede økonomiske konsekvenser af valg truffet i dag, men de er ikke en mirakelkur, som kan fjerne modsatrettede økonomiske interesser blandt parterne. En væsentlig barriere mod at handle totaløkonomisk er, at gevinsten ofte høstes af en anden end den, som foretager investeringen eller træffer beslutningen. En anden væsentlig barriere er, at der er stærke økonomiske incitamenter til ikke at handle driftsoptimalt. LCC-analyser kan ikke fjerne disse barrierer, men de kan være med til at synliggøre konsekvenserne for de enkelte parter fx bygherre og bruger, så de i fællesskab kan prøve at finde frem til nogle mere hensigtsmæssige valg. Råd nr. 14: Totaløkonomiske analyser kan dokumentere og synliggøre langsigtede økonomiske konsekvenser af valg truffet i dag, men forvent ikke mirakler. 15. Vær vedholdende og følg op følgende Det sidste og vigtigste råd i forhold til selve projektet er at følge løbende op. Det lyder banalt, men er det ingenlunde. Der vil ofte være et kraftigt pres for at omgå en anbefaling, som er fordyrende i anlægsfasen. Selvom der har været et indledende fokus på totaløkonomi i et projekt, så risikerer den totaløkonomiske vurdering at have kun lille betydning for den endelige udformning af byggeriet. Det er derfor væsentligt, at den totaløkonomiske vurdering følges op, når der sker ændringer og ansvarsoverdragelser i projektet. Hvis ikke det sker, er der risiko for, at der blot bliver tale om et alibi-dokument, der udarbejdes for dokumentets egen skyld og ikke skaber værdi til projektet. Også sparerunder ved licitation og under gennemførelse af byggeopgaven kan lede frem til andre og driftsmæssigt dårligere løsninger. Råd nr. 15: Vær vedholdende og følg løbende op gennem hele projektets forløb, især ved ændringer og ansvarsoverdragelser. 16. Arbejd strategisk med LCC i virksomheden Det allersidste råd vedrører ikke det konkrete projekt, men retter sig mod at løfte blikket op over det konkrete projekt og i stedet fokusere på virksomheden. Det er godt at komme i gang med LCC-analyser i et konkret projekt og bygge de første erfaringer op, men der skal mere til at skabe en langsigtet udvikling og forankring af totaløkonomiske strategier i en virksomhed. Råd nr. 16: Arbejd strategisk med LCC i virksomheden, men undervurdér ikke udfordringerne med at føre de anbefalede løsninger ud i livet.