Både offentlige og private bygherre kan med fordel overveje, hvordan eventuelle totaløkonomiske krav skal indgå i udbudsmaterialet. Mens offentlige bygherrer er underlagt udbudslovens bestemmelser, så er rammerne mere frie for private bygherrer. Begge typer af bygherrer kan dog finde inspiration i udbudslovens bestemmelser og vejledninger hertil.

Ny udbudslov giver nye muligheder

EU udstedte i 2014 et nyt europæisk udbudsdirektiv med en række ændringer, som per 1. januar 2016 er blevet implementeret i dansk udbudslov. De nye regler indebærer bl.a. en samlet lov med enklere regler for offentlige indkøb, bredere adgang til at anvende fleksible procedurer og kortere frister i mindre og ukomplicerede udbud.

En væsentlig nyskabelse drejer sig om forbedrede muligheder for at udbyde offentlige indkøb baseret på “total cost of ownership” eller på dansk “totalomkostninger”. Udbudsdirektivet og den danske udbudslov bruger således nogle lidt andre begreber, men de svarer grundlæggende til totaløkonomi eller LCC, som det kendes i byggeriet.

Med de nye regler er “det økonomisk mest fordelagtige tilbud” knæsat som overbegreb for tre forskellige tildelingskriterier:

  • Pris (tidligere kendt som laveste pris).
  • Totalomkostninger.
  • Bedste forhold mellem pris og kvalitet (tidligere kendt som økonomisk mest fordelagtige tilbud).

Nye vejledninger fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udgivet en række vejledninger om den nye udbudslov. Vejledningerne rummer også en række gode råd og anbefalinger om brugen af de forskellige tildelingskriterier og specifikt om brugen af tildelingskriteriet “omkostninger”. De mest relevante vejledninger er:

Brug af totalomkostninger som tildelingskriterium

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om evalueringsmetoder rummer en række gode råd til, hvordan udbudsmaterialet kan skrues sammen, når tildelingskriteriet “Omkostninger” anvendes. Der er tre ting, der skal behandles som minimum:

  • Angivelse af tildelingskriterium.
  • Beskrivelse af evalueringsmetode.
  • Procedure ved dødt løb.

Nedenfor er eksempelteksten fra vejledningen om evalueringsmetoder gengivet i kursiv. For en mere præcis og detaljeret gennemgang henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om evalueringsmetoder.

Det første skridt har til formål at anføre hvad tildelingskriteriet er, fx med følgende tekst:

  • “Ved evalueringen vil det blive tilbuddet med de laveste opgjorte totalomkostninger, der tildeles kontrakten på opgaven.”

Det andet skridt har til formål at beskrive evalueringsmetoden. Det kan fx ske ved at bruge følgende beskrivelse, som udfyldes med det relevante indhold fx angivelse af hvilke omkostningsposter der indgår, beregningsforudsætninger og vægtning:

  • “[Her beskrives præcist, hvordan de forskellige omkostningsposter (indkøbspris, omkostninger knyttet til anskaffelsen, omkostninger ved at eje eller råde over produktet, forbrugsafhængige omkostninger, omkostninger eller indtægter ved afhændelse af produktet osv.), opgøres eller beregnes.
  • Det skal fremgå af beskrivelsen, hvordan oplysninger i tilbuddene om fx priser, energiforbrug, personaleressourcer, løbende omkostninger, levetider osv.) vil blive anvendt i opgørelsen, hvilke beregningsforudsætninger der vil blive anvendt, og hvordan fx nutidsværdier af fremtidige betalinger beregnes i opgørelsen.
  • Endeligt skal det fremgå, hvordan de forskellige opgjorte omkostningsposter sammentælles i den samlede opgørelse af totalomkostningerne.]”

Det tredje skridt har til formål at beskrivelse proceduren i tilfælde af dødt løb mellem de bydende fx :

  • “I tilfælde af, der måtte være to eller flere tilbud, som har samme laveste opgjorte totalomkostninger, findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart.”

Få mere at vide

Der er etableret en række hjemmesider, som indeholder gode råd mv. omkring brugen af totaløkonomi (LCC eller TCO) ved offentlige udbud: