Ofte bliver troværdigheden af totaløkonomiske analyser anfægtet eller de går helt i stå under henvisning til, at der mangler data til at lave analyserne. Men en del af problemet handler nok mere om manglende kendskab til de data, som rent faktisk er tilgængelige, men spredt ud over mange forskellige videnskilder. Datamangel og datakvalitet kan selvfølgelig være en udfordring, men det bør ikke afholde dig fra at gå i gang. Nedenfor kan du finde en beskrivelse af og link til forskellige datakilder, som kan være nyttige, når du vil lave totaløkonomiske analyser.

Værktøjet LCCbyg indeholder en række standardværdier for beregningsforudsætninger, egenskabsdata for bygningsdele (levetider, vedligeholdsprocent og genopretningsprocent), nationale gennemsnitsværdier for forsyningsudgifter og gennemsnitsværdier for renhold, som med fordel kan anvendes. Standardværdierne er fremkommet ved en omfattende gennemgang og sammenstilling af en række videnskilder over en længere periode.Værktøjet LCCbyg indeholder en række standardværdier for beregningsforudsætninger, egenskabsdata for bygningsdele (levetider, vedligeholdsprocent og genopretningsprocent), nationale gennemsnitsværdier for forsyningsudgifter og gennemsnitsværdier for renhold, som med fordel kan anvendes. Standardværdierne er fremkommet ved en omfattende gennemgang og sammenstilling af en række videnskilder over en længere periode.

Grundlaget for disse standardværdier er beskrevet nærmere i det følgende, ligesom du også kan finde en beskrivelse af og link til supplerende datakilder, som kan være nyttige, når du vil lave totaløkonomiske analyser:

• Generelle beregningsforudsætninger
• Bygningsdele – levetider, drift/vedligehold og genopretning/udskiftning
• Inventar og udstyr
• Forvaltning – skatter, forsikring og administration
• Forsyning
• Renhold

Generelle beregningsforudsætninger

Fastlæggelse af de generelle beregningsforudsætninger er afgørende vigtigt for resultaterne af totaløkonomiske beregninger. Tabellen nedenfor giver et overblik over de generelle beregningsforudsætninger, som ligger til grund for beregningerne udført i LCCbyg.

Generelle beregningsforudsætninger i LCCbyg
Kalkulationsrente	Nominelt (ensartet): Alle år: 5,0 % Realt (trappemodel for offentlige bygherrer): 1-35 år: 4,0 % 36-70 år: 3,0 % 71- år: 2,0 %
Prisudvikling generelt (nominelt)	2,0 %
Prisudvikling for drikkevand (nominelt)	4,0 %
Prisudvikling for spildevand (nominelt)	7,0 %
Prisudvikling for energi generelt (nominelt)	4,0 %
Prisudvikling for fjernvarme (nominelt)	3,0 %
Prisudvikling for gas (nominelt)	1,5 %
Prisudvikling for flydende brændsel (nominelt)	4,0 %
Prisudvikling for fast brændsel (nominelt)	3,0 %
Prisudvikling for el (nominelt)	3,5 %
Prisudvikling for skatter og afgifter (nominelt)	2,0 %
Prisudvikling for forsikring (nominelt)	5,0 %
Prisudvikling for administration (nominelt)	2,0 %

Se den fulde LCCbyg levetidstabel for For- og hovedprojekt her.

Beregningsforudsætningerne stammer overvejende fra arbejdet bag Trafik- og Byggestyrelsens ”Introduktion til LCC på bygninger”. Kalkulationsrenten eller diskonteringsrenten kan enten angives nominelt eller realt, og den kan være ensartet eller have en trappeform (opadgående eller nedadgående). Den ensartede kalkulationsrente svarer til den kalkulationsrente, som også anvendes i den almene sektor og i certificeringsordningen DGNB, men er dog her angivet nominelt, dvs. inklusiv den generelle prisudvikling (som er på 2,0 %). Den trappeformede kalkulationsrente følger Finansministeriets anvisning for offentlige bygherrer. En lignende trappemodel kendes i øvrigt også fra det engelske finansministerium HM Treasury.

De generelle beregningsforudsætninger for udviklingen af priser for forskellige typer af omkostninger er i vid udstrækning baseret på historiske tidsserier fra Danmarks Statistiks Statistikbanken kombineret med de generelle beregningsforudsætninger, som de bruges i DGNB og den almene sektor.

Bygningsdele – levetider, drift/vedligehold og udskiftning

Levetidsdata for bygningsdele i LCCbyg stammer helt overvejende fra rapporten SBi 2013: 30, som har gennemgået en lang række danske og internationale videnskilder for at kunne etablere en levetidstabel, herunder også hjemmesiden GI’s levetidsberegner (Grundejernes Investeringsfond). Desuden hviler data for drift/vedligehold og genopretning/udskiftning af bygningsdele på arbejde udført i regi af DGNB-ordningen, som har omfattet gennemgang af en række videnskilder, herunder data fra diverse rapporter, den norske stats værktøj LCC-web (tidligere LCProfit ) fra Statsbygg og Forsvarsbygg i Norge samt Molio Prisdata (tidligere kendt som V&S Prisdata).

Der henvises i øvrigt til Molio Prisdata, som er en af mest udbredte og velkendte kilder til prisdata i byggeriet. Molio Prisdata består af en række databaser for nybyggeri og renovering af bygninger og anlæg i Danmark og Grønland. Databaserne rummer drifts- og vedligeholdsprocenter og genopretningsprocenter for en lang række bygningsdele. Den ene database – Bygningsdrift – er direkte rettet mod driftsplanlægning og rummer nøgletal for drift fx for renhold af forskellige typer af bygninger. Navigation i prisdatabaserne kan ske via forskellige løsninger som Sigma Browser eller Sigma Enterprise. For at få adgang til databaserne er det nødvendigt at tegne et abonnement.

Herudover kan du med fordel besøge Landsbyggefonden nøgletalsdatabase, som indeholder adgang til en lang række data om og analyser af knap 600.000 almene boliger baseret på driftsregnskaberne. Det er især værd at bemærke, at Landsbyggefonden årligt offentliggør en husleje- og udgiftsstatistik, som rummer en række nøgletal om bygningsdrift, vedligehold mv. Data er frit tilgængelige.

Ligeledes har foreningen DFM Benchmarking (Dansk Facility Management) etableret et samarbejde omkring benchmarking af drift af alle typer af bygninger, omend fokus er på kontorbygninger. Medlemmerne af foreningen indberetter driftsdata fra deres bygninger til databasen og får til gengæld mulighed for at benchmarke deres bygninger imod andres bygninger. Adgang til data er betinget af medlemskab af foreningen. Generelle data kan dog genfindes i FM-håndbogen af Per Anker Jensen.

Nøgletalstabellen giver et overblik over de data for bygningsdele, som ligger til grund for beregningerne udført i LCCbyg. Tabellen omfatter de seks første SfB-grupper, dvs.:

• SfB (1) Bygningsbasis
• SfB (2) Primære bygningsdele
• SfB (3) Kompletterende bygningsdele
• SfB (4) Overfladebygningsdele
• SfB (5) VVS-anlæg
• SfB (6) El- og mekaniske anlæg

Inventar og udstyr

Nøgletalstabellen giver et overblik over de data for inventar og udstyr, som ligger til grund for beregningerne udført i LCCbyg. Det bør bemærkes, at disse tal kan varierer endog ganske meget afhængigt af hvilket inventar og udstyr, der er tale om. Tallene i tabellen nedenfor skal derfor betragtes med største varsomhed og alene bruges som tommelfingerregler.

Forvaltning – skatter, forsikring og administration

Forvaltningsomkostninger til skatter, forsikring og administration er stærkt afhængige af den lokale kontekst. Skatter, herunder betaling af et eventuelt dækningsbidrag, er direkte knyttet til hvilken kommune ejendommen ligger i. Omkostninger til forsikringer er afhængige af forsikringstype (fx projektansvarsforsikring, rådgiveransvarsforsikring eller bidrag til byggeskadeforsikring) og eventuelle aftaler om rabatter mv. Omkostninger til administration vil bl.a. afhænge af hvilken bygningstype og ejerform, der er aktuel. LCCbyg opererer derfor ikke (endnu) med nogle nøgletal for omkostninger til forvaltning. I mange tilfælde vil omkostninger til forvaltning heller ikke gøre en forskel, når man vil sammenligne to eller flere alternativer, fordi omkostningerne vil være de samme. Der vil dog være situationer, hvor de faktisk kan gøre en forskel fx hvis alternativerne adskiller sig i bruttoareal.

Forsyning

Nøgletalstabellen giver et overblik over de data for forsyning, som ligger til grund for beregningerne udført i LCCbyg. Enhedspriserne tager udgangspunkt i landsgennemsnit.

Den angivne værdi for produktion af el via solceller kan og er blevet diskuteret ganske meget. Den angivne værdi er baseret på de gamle afskrivningsregler (60 øre/kWh de første 10 år og 40 øre/kWh de efterfølgende 10 år). Man kan dog med rette argumentere for, at der i stedet bør anvendes en værdi, som afspejler, at en større eller mindre del af produktionen bruges på stedet. Med en samtidighedsgrad på 80 % kan man i stedet anvende værdien -1,51 kr/kWh, som det fx også anvendes i DGNB-ordningen.

Måske har du brug for at gå yderligere i detaljer med priserne på forsyning eller blot at bruge de lokalt gældende forsyningspriser. Forsyningsomkostninger, især til energi, er som regel vigtige for totaløkonomiske analyser. Hvis du har brug for forsyningsdata knyttet til en specifik geografisk lokalitet, så kan det lokale forsyningsselskab eller kommunen som regel hjælpe dig med oplysninger om pris- og afgiftsstruktur, gennemsnitsforbrug med statistisk spredning mv. via deres respektive hjemmesider. Hvis du har brug for mere generelle oplysninger, så kan følgende videnskilder være en hjælp:

• Statistikbanken hos Danmarks Statistik rummer en stribe statistikker bl.a. om generelle forbrugstal fx om vandforbrug og forbrugerprisernes udvikling for eksempelvis energi.
• DANVA’s statistik og analyse om vand (”Vand i tal”) og DANVA’s Danmarkskort over vandpriser, som er offentlig tilgængelig. Medlemmer kan få adgang til mere detaljerede data via DANVA Benchmarking.
• Energistyrelsen udgiver jævnligt  statistik, data, nøgletal og kort over energiforbrug og priser.
• Videncenter for Energibesparelser i Bygninger indeholder en række værktøjer og guidelines til energioptimering.

Renhold

Nøgletalstabellen rummer tre tabeller for omkostninger til renhold af terræn, bygninger udvendigt og bygninger indvendigt. Nøgletalstabellen giver et overblik over de data for renhold af terræn, som ligger til grund for beregningerne udført i LCCbyg. Tabellerne er blevet til efter et udredningsarbejde i regi af DGNB-ordningen. Den første udgave af renholdstabellen var alene baseret på en oversættelse af tyske data for forskellige bygningstyper (kontorer, hospitaler og institutioner), som blev tilpasset dansk købekraft mv. I det efterfølgende udredningsarbejde er disse tyske renholdsdata blevet sammenholdt med danske data fra Molio Prisdata, renholdsdata fra den almene sektor og drøftelser med den danske servicebranche af en passende kontostruktur.

Her finder du en samling af konkrete eksempler fra praksis, som viser hvordan totaløkonomiske beregninger kan udføres og anvendes som støtte for beslutningsprocessen på lige fod med en række andre parametre.

Eksemplerne favner vidt – fra overslagsmæssige beregninger i de tidlige faser til detaljerede beregninger i de sene faser af byggeprocessen. Eksemplerne dækker også bredt – fra valg mellem forskellige bygningsdele til analyser af hele bygninger.

Eksemplerne er udarbejdet under InnoBYG-projektet “LCC i hverdagen”.

 

Hvordan kommer man i gang med at lave LCC-analyser, og hvad skal man være særligt opmærksom på, lyder spørgsmålene ofte. Nedenfor er samlet en række gode råd baseret på erfaringer fra InnoBYG-projektet “LCC i hverdagen” og erfaringer fra tidligere aktiviteter.

LCC-analyser kan laves på mange forskellige tidspunkter i en byggesag, med meget forskellige detaljeringsgrad og med fokus på forskellige skalatrin (fx hele bygningen kontra en konkret bygningsdel). Metodikken er den samme uanset hvor eller hvornår, analysen skal udføres, men vil selvfølgelig kræve forskellig indsats afhængig af, hvor langt man er i byggesagen. LCC kan med fordel udføres parallelt med de første økonomiske overslag. På denne måde kan økonomiberegningen formateres tilsvarende, og det bliver nemmere at relatere data til en digital bygningsmodel (BIM). Frem for at tænke i de sædvanlige faser i henhold til fasemodellen, kan du i stedet med fordel tænke på en LCC-analyse som en cirkulær proces, der gennemføres én eller flere gange i løbet af projektet afhængigt af behovet for en stigende detaljering i lighed med Demings model for Plan-Do-Check-Act (PDCA).

Nedenfor kan du finde en række gode råd til, hvordan en LCC-analyse kan gennemføres på en hensigtsmæssig måde. Du kan også med fordel lade dig inspirere af de mange eksempler i eksempelsamlingen på brug af LCC på forskellige tidspunkter i forløbet og med forskellig detaljeringsgrad. Det bør bemærkes, at rådene ikke kan stå alene, men bør forfølges i sin helhed, hvis ambitionen om at sikre driftsoptimalt byggeri skal realiseres uden at føre til uheldige konsekvenser i form af øgede byggeudgifter uden tilsvarende driftsbesparelser. Hvert råd er beskrevet mere detaljeret længere nede:

1. Definér formålet med analysen
2. Fastlæg rammerne for analysen
3. Fastlæg budget, som dækker både anlæg og drift
4. Vægtning af LCC i forhold til andre kriterier
5. Vælg metode og værktøj tidligt
6. Fastlæg beregningsforudsætninger
7. Beskriv alternativer, men begræns antallet
8. Sammenlign den samme funktion
9. Begræns beregninger til de vigtigste omkostninger
10. Genbrug data mest muligt
11. Vurdér brugsscenarier kritisk
12. Usikre data er en præmis, men ingen hindring
13. Vurdér resultater med varsomhed
14. Synlighed og dokumentation, men ingen mirakelkur
15. Vær vedholdende og følg op følgende
16. Arbejd strategisk med LCC i virksomheden

Figurerne nedenfor giver et indtryk af, hvor hvert råd især – men ikke udelukkende – finder anvendelse i forhold til Demings model for Plan-Do-Check-Act (PDCA).

PLAN – planlæg LCC-analyser

Det første skridt i en LCC-analyse er at planlægge den, dvs. at definere formålet og rammerne for analysen, at fastlægge et samlet totaløkonomisk budget som sigtelinje for arbejdet og tydeliggøre vægtning og prioritering af LCC i forhold til andre kriterier i beslutningsprocessen.

1. Definér formålet med analysen

En LCC-analyse kan have meget forskellige formål fx at være obligatorisk for visse typer af bygherrer som almene og offentlige bygherrer, levere dokumentation for certificering efter DGNB-ordningen eller fungere som oplæg til beslutningsprocessen sammen med andre beslutningskriterier fx miljøvurderinger (LCA). Det kan have afgørende indflydelse på, hvordan resultaterne af en LCC-analyse bliver anvendt eller ikke anvendt aktivt i processen.

Råd nr. 1: Fastlæg formålet med LCC-analysen, inden byggeprojektet går i gang.

2. Fastlæg rammerne for analysen

Før du går i gang med at lave en totaløkonomisk analyse, skal du have fastlagt rammerne for og formålet med analysen, herunder de tidsmæssige og økonomiske rammer for arbejdet med at lave analyserne. Nogle udbud af byggeopgaver kræver totaløkonomiske vurderinger eller beregninger, men indhold og ambitionsniveau er ikke nærmere beskrevet. Det kan give usikkerhed hos fx rådgivere om, hvilke forventninger bygherren har til deres ydelser. Det er derfor en god ide at fastlægge hvor mange beregninger, der skal gennemføres og på hvilke tidspunkter i løbet af et projekt, og sørge for at skrive det ind i udbudsdokumenter og kontrakter, så alle ved hvad der forventes.

Råd nr. 2: Afstem forventningerne til og rammerne for hvad der skal analyseres og i hvilket omfang, inden byggeprojektet går i gang.

3. Fastlæg budget, som dækker både anlæg og drift

En væsentlig barriere mod at indtænke driften i forbindelse med nybyggeri eller renovering er et fastlåst loft for anlægsbudgettet eller en rigid adskillelse af anlægsbudget og driftsbudget. Resultatet vil ofte være, at driftsoptimale løsninger fravælges. En anden mulighed er at arbejde med et intelligent budgetloft for den samlede ”husleje”, som dækker både anlæg og drift. Det kræver dog, at bygherren aktivt tager stilling til både et anlægsbudget og et driftsbudget i starten af projektet. Både bygherrer og rådgivere er vant til at anvende fx Molio Prisdata til at fastlægge et planlægningsbudget for byggeriet, men prisdatabaserne kan faktisk også bruges til at fastlægge et driftsbudget.

Råd nr. 3: Fastlæg et budget for den samlede huslejeomkostning – dvs. bygherren bør fastlægge både et anlægsbudget for anlægsomkostningerne og et driftsbudget for de løbende driftsomkostninger.

4. Vægtning af LCC i forhold til andre kriterier

LCC kan ikke stå alene som beslutningskriterium, men indgår sammen med andre kriterier i beslutningsprocessen i en samlet afvejning. Det gælder i forhold til arkitektur, indeklima, miljø mv. Eksempelvis vil øgede luftmængder og større vinduespartier med deraf følgende forbedrede dagslysforhold kunne give bedre indeklima og komfort for brugerne, men uden at den økonomiske værdi bliver kvantificeret. Et forbedret indeklima har også en økonomisk værdi, som eventuelt kunne være medregnet i analysen, hvilket i mange tilfælde vil reducere tilbagebetalingstiden betydeligt. Det kan derfor være en fordel at fastlægge tidligt, hvordan LCC-analysen skal vægtes i forhold til andre væsentlige kriterier som fx indeklima og komfort for brugerne. Det kan fx ske i form af en scorings- eller prioriteringsmatrice, hvor de forskellige kriterier er vægtet i forhold til hinanden på forhånd baseret på eksempelvis principperne fra multikriterieanalyser (multi criteria decision analysis MCDA).

Råd nr. 4: Fastlæg prioritering og vægtning af LCC i forhold til andre kriterier på et tidligt tidspunkt.

DO – sådan laves LCC-analyser

Det andet skridt i processen drejer sig om at tage stilling til, hvordan LCC-analyserne skal gennemføres. Det indebærer at vælge metoder og værktøjer, fastlægge centrale beregningsforudsætninger, fastlægge omfanget af beregninger og identificere datakilder.

5. Vælg metode og værktøj tidligt

Der er flere forskellige metoder og værktøjer, som kan anvendes til at lave totaløkonomiske analyser. Metoderne omfatter fx nutidsværdiberegning (NPV), vurdering af afkast (Return on Investment – RoI), rentabilitetsberegning som det kendes fra Bygningsreglementet osv. Desuden findes der forskellige værktøjer som fx det branchefælles LCCbyg udgivet af SBi og Trafik- og Byggestyrelsen, Landsbyggefondens totaløkonomimodel for den almene sektor og diverse interne regneark udviklet fx af rådgivere. Du bør på et meget tidligt tidspunkt – og inden udbud af en byggeopgave – have taget stilling til hvilken metode og værktøj, som kan eller skal bruges til analysen. Hvis bygherren og dennes rådgiver frit overlader valget af metode og værktøj til de bydende i fx en projektkonkurrence eller totalentreprisekonkurrence, så vil resultatet med stor sandsynlighed være et usammenligneligt beslutningsgrundlag.

Råd nr. 5: Drop metodefriheden – vælg metode og værktøj på et tidligt tidspunkt i processen og inden udbud af en konkurrence eller byggeopgave.

6. Fastlæg beregningsforudsætninger

Det næste trin er at fastlægge de generelle beregningsforudsætninger. Fastlæggelsen af disse – især kalkulationsrenten – er altafgørende for resultaterne og dermed for hvilken løsning, der vil blive anbefalet som den totaløkonomisk set bedste løsning over en given beregningsperiode på fx 50 år. Valget af disse beregningsforudsætninger bør således ikke overlades til de enkelte bydende, men bør fastlægges af bygherren. Hvis du ikke har adgang til et bedre sæt af beregningsforudsætninger, så kan du med fordel anvende beregningsforudsætningerne, som de er fastlagt i LCCbyg. Beregningsforudsætningerne bør som minimum omfatte følgende:

• Beregningsperioden.
• Kalkulationsrente og prisstigningstakster.
• Levetider og genopretningsomkostninger.
• Driftsnøgletal, herunder vedligeholdsomkostninger.

Råd nr. 6: Fastlæg beregningsforudsætninger – brug fx standardværdierne fra LCCbyg.

7. Beskriv alternativer, men begræns antallet

Det næste trin i analysen er at beskrive de alternativer, som du gerne vil sammenligne. Byggeprocessen er en iterativ proces, hvor der kan sammenlignes alternativer på forskellige tidspunkter i byggeprocessen med en stigende grad af detaljering fx:

• Nybyggeri kontra renovering af eksisterende ejendom i de tidligste faser.
• Udformning af bygningskrop og valg af hovedbygningsdele i de tidlige designfaser.
• Detaljerede sammenligninger af konkrete bygningsdele under projektering.
• Besparelsesforslag under udbud og gennemførelse af byggeriet.

Byggeri har per definition ikke én løsning, men ofte et meget stort antal mulige løsninger. Afhængigt af projektets fasemæssige organisering og detaljering kan man derfor ende med at skulle analysere et meget stort antal alternativer på forskellige tidspunkter igennem de respektive faser af et byggeprojekt. Det kan komme til at koste meget betydelige ressourcer, og beslutningstageren og dennes rådgivere bør derfor nøje overveje hvor mange alternativer, der skal analyseres og på hvilke stadier af projektet.

Råd nr. 7: Beskriv alternativerne, men begræns antallet af alternativer, som du vil regne på. Typisk vil man nøjes med at sammenligne 2-4 alternativer i hver fase.

8. Sammenlign den samme funktion

Næste trin er at tage stilling til hvilke typer af omkostninger, som du vil analysere og regne på. Det er her vigtigt, at analysen af alternativer tager udgangspunkt i ”den funktionelle enhed”, dvs. at to forskellige alternativer skal opfylde den samme funktion. En hyppig faldgrube er, at de to alternativer reelt ikke dækker den samme funktion, eller at der er mere eller mindre skjulte bindinger til andre dele af bygningen, som afføder ekstra omkostninger eller besparelser, der overses. Inden for byggeriet er der mange vekselvirkninger og systemafhængigheder, som ikke nødvendigvis er åbenlyse, når beslutninger skal træffes. For at kunne sammenligne forskellige systemer skal deres funktion være éns. For eksempel vil det som regel være for snævert alene at sammenligne tagdækningsmaterialer (fx tegl, stål, pap eller grønt tag), fordi et tungt tag kræver en stærkere tagkonstruktion for at kunne bære det tunge tag sammenlignet med et let tag.

Råd nr. 8: Sørg for, at alternativerne reelt dækker den samme funktion, og at alle direkte afledede omkostninger og eventuelle besparelser er medtaget.

9. Begræns beregninger til de vigtigste omkostninger

Næste trin er at tage stilling til hvilke typer af omkostninger, som du vil analysere og regne på. Det er nemt at drukne i beregninger, som kræver store datamængder. I nogle situationer kan man klare sig med enkle beregninger fx i form af den simple tilbagebetalingstid på en bygningsdel. Indsatsen bør koncentreres om beregninger af nogle få udgiftsposter, som enten betyder meget for dele af anskaffelsessummen eller for driftsudgifterne. Især kan udgifterne til energi spille en stor rolle for driftsudgifterne, ligesom levetiderne for bygningsdele er af stor betydning. Desuden spiller omkostninger til renhold en meget stor rolle – og som regel en større rolle end omkostninger til forsyning i nybyggeri. Endelig spiller driftsomkostninger til de tekniske installationer, især VVS, en meget betydelig rolle for de samlede driftsomkostninger.

Råd nr. 9: Begræns omfanget af beregninger til de vigtigste omkostninger, som det er muligt at ændre på. Især omkostninger til renhold og energi er vigtige i driftsfasen. Det samme gælder for driftsomkostninger til og levetiden af de tekniske installationer.

10. Genbrug data mest muligt

Det næste trin er at indhente data for de valgte alternativer. I lighed med helt sædvanlige kalkulationer af budgetter skal der indhentes mængder og enhedspriser. Mængderne kan hentes fra fx tegninger, BIM-model eller andet sædvanligt projektmateriale. Dernæst skal der indhentes enhedspriser for hver mængde. Disse kan på sædvanlig vis indhentes fx fra prisdatabaser, kalkulationsprogrammer som Be15, tilbudslister eller egne erfaringstal. Du kan lette arbejdet med den totaløkonomiske analyse, hvis du har lavet en fornuftig opmærkning i en BIM-model til udtræk af fx mængder og på forhånd nøje har overvejet, hvordan du vil opbygge din omkostningsstruktur i tilbudslister, så den i videst muligt omfang matcher eksempelvis levetidstabellen i SBi2013: 30. Især kan du med fordel overveje at knytte LCC-analysen sammen med en miljømæssig vurdering (LCA), så projektet kan optimeres ud fra to vigtige parametre indenfor bæredygtighed på en kvantificerbar måde.

Råd nr. 10: Gør arbejdet med at indhente data så let som muligt ved fx at genbruge data fra andre værktøjer.

CHECK – vurdér usikkerheden

Det tredje skridt handler om at tjekke og vurdere pålideligheden af de gennemførte beregninger. Det kan bla. ske ved at vurdere de opstillede brugsscenarier kritisk, håndtere usikkerhed på systematisk vis og være forsigtig, når der drages konklusioner.

11. Vurdér brugsscenarier kritisk

De driftsøkonomiske konsekvenser afhænger af den forventede brug af en bygning eller bygningsdel. Den forventede brug af bygninger og bygningsdele påvirker de driftsøkonomiske konsekvenser i forhold til fx energiforbrug, renhold og levetid. Det må for eksempel forventes, at behovet for renhold er større i nogle bygningstyper som skoler og daginstitutioner i forhold til boliger. Tilsvarende kan forskellige byggetekniske løsninger have forskellige brugsmæssige konsekvenser, som kunne slå igennem på driftsøkonomien for eksempel forsyning til et produktionskøkken. Det kan således være en god ide at opstille forskellige brugsscenarier og vurdere disses betydning for driftsøkonomien.

Råd nr. 11: Opstil relevante brugsscenarier og vurdér kritisk hvilken betydning disse kan have for driftsøkonomien.

I nogle situationer kan det være ønskeligt at være i stand at give et mere præcist bud på de driftsøkonomiske konsekvenser af forskelle i brugen af bygningen. Det er vigtigt at være opmærksom på, hvilke ændringer det er muligt reelt at kvantificere. I nogle tilfælde kan det være vanskeligt hvis ikke ligefrem umuligt at kvantificere forskellene i brugsmønstre og de afledte økonomiske effekter heraf, hvorfor det kan være nødvendigt at holde disse ens på tværs af de forskellige alternativer. I andre situationer kan det måske være nemmere at kvantificere forskellene i brugspåvirkninger eksempelvis på en skole i forhold til en bolig.

Hvis det ønskes at gå mere i detaljer med disse forhold, så tilbyder den internationale standard ”ISO 15686 Service Life Planning” en metode til at vurdere levetider, som behandler syv faktorer jfr. nedenstående tabel. Der henvises i øvrigt til selve standarden for nærmere detaljer.

Faktorer knyttet til den iboende kvalitet	A	Kvalitet af materiale/­komponent	Fremstilling, opbevaring, transport, materiale, overfladebehandling
	B	Design af løsning	Indbygning, konstruktiv beskyttelse
	C	Arbejdets udførelse	Kvalitet af arbejde på byggeplads, klimatiske forhold under udførelsen
Faktorer knyttet til eksponering til omgivelserne	D	Indendørs forhold	Aggressivitet af omgivelser, ventilation, kondensation
	E	Udendørs forhold	Højde af bygning, mikroklima, vejrforhold, forurening (trafik mv.)
Faktorer knyttet til påvirkninger som følge af den aktuelle brug	F	Brugspåvirkninger	Mekaniske påvirkninger, kategori af brugere, slid
	G	Vedligeholdsniveau	Kvalitet og frekvens af vedligehold, tilgængelighed

12. Usikre data er en præmis, men ingen hindring

Pålidelige data er en nødvendig forudsætning for at kunne lave totaløkonomiske beregninger, men ofte er en række data ikke til stede. Usikre data er ofte en præmis for totaløkonomiske analyser, men det bør dog ikke få bygherren til helt at afstå fra at lave totaløkonomiske analyser. Derimod er det vigtigt at afveje hvilken usikkerhed, der påføres evalueringen med de forskellige forudsætninger. Bygherren eller dennes rådgivere kan forsøge at håndtere denne usikkerhed ved at:

• Give et kvalificeret skøn på de manglende data fx ved at bruge principperne om det tre-dobbelte skøn, som det kendes fra successiv kalkulation.
• Gennemføre en følsomhedsanalyse på nogle få udvalgte parametre fx renten eller levetiden for de vigtigste bygningsdele.
• Opbygge egne nøgletal fx ved at kræve driftsoplysninger fra leverandører mfl.

Råd nr. 12: Usikre data er en præmis, men ingen hindring, for usikkerhed kan håndteres på systematisk vis fx via principperne om successiv kalkulation, følsomhedsanalyser og opbygning af egne nøgletal.

13. Vurdér resultater med varsomhed

Det næste trin er at vurdere resultaterne og anbefale hvilket alternativ, der bør vælges. Det totaløkonomisk bedste valg svarer til den laveste samlede nutidsværdi over den valgte beregningsperiode. Anbefalingerne kan enten basere sig på en relativ sammenligning af forskellen mellem to eller flere alternativer, en sammenligning med konkrete målværdier (fx fastlagt tidligere i byggeprocessen), tærskelværdier som i fx DGNB-ordningen eller i forhold til et sæt af nøgletal. I nogle situationer vil det være forholdsvist enkelt at sammenligne alternativerne og udpege det bedste alternativ fx hvis der er stor forskel på alternativerne. I andre tilfælde er det noget vanskeligere fx fordi forskellen mellem alternativerne er relativ lille, usikkerheden på data er forholdsvis stor, eller der forekommer flere break-even punkter pga. forskelle i levetider og dermed hyppigere udskiftninger. Det er derfor tilrådeligt at udvise en passende ydmyghed og forsigtighed, når der skal drages konklusioner, uden dermed at forfalde til ikke at ville pege på en ”vinder”.

Råd nr. 13: Udpegning af det bedste alternativ kræver ofte varsomhed, og det vil ofte være nyttigt med supplerende prosa for at forklare anbefalingen.

ACT – før beslutninger ud i livet

Det fjerde og sidste skridt handler om at føre beslutningerne ud i livet – i det aktuelle projekt og i kommende projekter i virksomheden. Frustrationer over manglende resultater og gennemslagskraft er forventelige , for LCC-analyser er ikke nogen mirakelkur, men vær vedholdende for det tager lang tid at skabe forandringer.

14. Synlighed og dokumentation, men ingen mirakelkur

Afslutningsvis gælder det om at føre de gennemførte LCC-analyser ud i livet. I de tidligere beskrevne trin er dokumentation for beregningerne og begrundelser for valget mellem de undersøgte alternativer blevet udarbejdet. Totaløkonomiske analyser kan dokumentere og synliggøre langsigtede økonomiske konsekvenser af valg truffet i dag, men de er ikke en mirakelkur, som kan fjerne modsatrettede økonomiske interesser blandt parterne. En væsentlig barriere mod at handle totaløkonomisk er, at gevinsten ofte høstes af en anden end den, som foretager investeringen eller træffer beslutningen. En anden væsentlig barriere er, at der er stærke økonomiske incitamenter til ikke at handle driftsoptimalt. LCC-analyser kan ikke fjerne disse barrierer, men de kan være med til at synliggøre konsekvenserne for de enkelte parter fx bygherre og bruger, så de i fællesskab kan prøve at finde frem til nogle mere hensigtsmæssige valg.

Råd nr. 14: Totaløkonomiske analyser kan dokumentere og synliggøre langsigtede økonomiske konsekvenser af valg truffet i dag, men forvent ikke mirakler.

15. Vær vedholdende og følg op følgende

Det sidste og vigtigste råd i forhold til selve projektet er at følge løbende op. Det lyder banalt, men er det ingenlunde. Der vil ofte være et kraftigt pres for at omgå en anbefaling, som er fordyrende i anlægsfasen. Selvom der har været et indledende fokus på totaløkonomi i et projekt, så risikerer den totaløkonomiske vurdering at have kun lille betydning for den endelige udformning af byggeriet. Det er derfor væsentligt, at den totaløkonomiske vurdering følges op, når der sker ændringer og ansvarsoverdragelser i projektet. Hvis ikke det sker, er der risiko for, at der blot bliver tale om et alibi-dokument, der udarbejdes for dokumentets egen skyld og ikke skaber værdi til projektet. Også sparerunder ved licitation og under gennemførelse af byggeopgaven kan lede frem til andre og driftsmæssigt dårligere løsninger.

Råd nr. 15: Vær vedholdende og følg løbende op gennem hele projektets forløb, især ved ændringer og ansvarsoverdragelser.

16. Arbejd strategisk med LCC i virksomheden

Det allersidste råd vedrører ikke det konkrete projekt, men retter sig mod at løfte blikket op over det konkrete projekt og i stedet fokusere på virksomheden. Det er godt at komme i gang med LCC-analyser i et konkret projekt og bygge de første erfaringer op, men der skal mere til at skabe en langsigtet udvikling og forankring af totaløkonomiske strategier i en virksomhed.

Råd nr. 16: Arbejd strategisk med LCC i virksomheden, men undervurdér ikke udfordringerne med at føre de anbefalede løsninger ud i livet.